団体の目的を決める

　団体の設立時はもちろん、代替わりをした際、新しい所属員が入った際など、団体の目的について折をみて話し合いを行い、所属員全員の方向性を一致させておく必要があります。

　特に音楽団体の場合、コンクールで全国大会を狙うといった場合から、演奏会も行わずただ集まって楽しく練習すればいいという場合まで、様々な目的が考えられます。そのため、例えば過去の先輩にならって厳しく練習しているものの、実は今の所属員はそれが苦痛になっているというケースも発生しえます。

　団体の目的は、過去の先輩やこれからの後輩のことを考えるのも大事ですが、何より「今ここにいる所属員」がどうしていきたいか、それを考えて決めていくべきものです。ぜひ一度、率直な気持ちをお互いに話し合ってみてください。

設立更新の手続きを行う

　人が集まり活動していれば自然と「団体」と見なされるという訳ではなく、特に学生団体においては、しかるべき方法により学校側に団体設立の申請を行い、また設立後も年度ごとに更新の申請をしていくことが求められます。これは学校側からすると、その団体が学校の施設を借用し、また対外的に「○○学校××サークル」と学校の名前を冠して活動するからには、問題が無い団体かチェックする必要があるという理由からです。

　具体的な申請方法は学校により異なりますが、団体名・活動目的・活動内容・活動場所・所属員数などを記入し提出するのが一般的です。団体の監査役として顧問教員の選出が求められることもあります。

　また、生徒会・自治会・サークル連合会といった学生組織に団体として加盟することもあり、その場合も設立更新の手続きが必要です。学生組織では同種の団体が集まり、施設や金銭面など普段の活動について学校側に対し意見ができ、また団体相互の情報交換もできる場となります。場合により、団体からその組織に役員・委員を出さなければならないこともありますが、その個人の育成ができるといった観点も含め検討します。

　一般団体においては、以上のような設立更新の手続きは必要がない場合も多いですが、例えば施設を借用する際に団体の内容について書面の提出を求められることもあります。

その他行うこと

　設立更新という対外的な手続きと併せ、団体内でも設立時や年度初めに次のようなことを行う必要があります。なお学生団体では学校年度と団体年度が異なっているため、これらの実施時期がずれることも多くあります。

・組織体制を決め引継ぎを行う
　まず人数や活動内容の状況変化に応じ、係の統合や人員配置の見直し等を行います。そして団体責任者以下の役員と各担当を決め、会議で承認を受けます。引継ぎについても、業務知識の教育・物品の引渡し等を含め確実に行います。
なお一般団体で所属員に変更がない場合、組織体制変更は行われないこともあります。
　大規模団体の場合は、新任の責任者が名刺を作成し挨拶回りをする場合もあります。

・前年度の報告書と決算書を確認する
　一年間の活動状況・会計状況を記した年度報告書・年度決算書を作成し、会議において所属員全員で確認を行い、次年度へ向けた反省点について意見交換を行います。

・今年度の計画書と予算書を審議する
　前年度の報告書・決算書とそれに対する反省を踏まえ、今年度の年度計画書・年度予算書を作成し会議で審議します。

　なお上記の「報告書・決算書」「計画書・予算書」は団体の規模や性格により作成しなくてもいいですが、前年度の反省と今年度の計画については資料化しないまでも会議で話し合い、お互いの認識を一致させておく必要があります。

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