ＭＬやグループウェア等の新しい形態も

　従来、報連相・審議については練習日等にお互い顔を突き合わせて行う「会議」という形態で行われてきました。しかし昨今、ＰＣや携帯電話の普及により、メーリングリスト（ＭＬ）やグループウェア等の新しい形態も登場してきました。

　ただしメール等の場合は相手が見たか見ていないかが分からず、重要な報連相には不向きです（その場合は直接会うか電話で話すかします）。効果的な使用方法としては、会議で一度連絡し、その確認の意味でＭＬ等を補助的に使用するという例があります。

　なお携帯電話やＰＣの環境が無かったり、あっても故障等で使用できない所属員がいる場合については対応が必要です。

　それぞれの特性は以下の通りです。

1. 携帯電話での通話
   　急な報連相に有効です。通話料の問題はありますが、環境があればSkype等の利用で無料にすることができます。
2. 携帯メール
   　簡単な報告・連絡に活用することができます。ただしあまり長文になる場合は向きません。また深夜早朝の受信が迷惑となる場合もあり、その際は団体内で送信可能時間のルール作りが必要です。
3. ＰＣメール
   　長文にも対応し、報連相すべてに活用できます。ただしＰＣを立ち上げないと見られず、急ぎの場合は不向きです。また迷惑メールに分類される、ＰＣから携帯に送ると届かない等の場合があるため、送受信テストも必要です。
4. メーリングリスト（ＭＬ）
   　携帯またはＰＣのメールを使用し、メンバーに対し同じメールを送ることができ、会議での発言と同じような効果があります。例えば報告は会議の時間短縮のため極力ＭＬを活用する方法があります。
5. グループウェア
   　メールではその場限りの報連相となってしまい、例えば「昨年の演奏会の時にした報告事項を見たい」等と過去をさかのぼるには不向きです。またＭＬの場合も、色々な話題が同じＭＬに流れてきてしまい整理がしにくいことがあります。
   　これらの欠点を解消するのがグループウェアと呼ばれるもので、電子掲示板で話題ごとのスレッドを立てることで整理ができ、また過去の報連相の流れも確認できます。
   　 例えばmixiのコミュニティ機能をグループウェアとして使用することもできます。書き込みがあった旨を知らせるプッシュ通知機能が貧弱、ファイルの共有 ができないなど不足する部分もありますが、最低限の事はできます。他にもfacebook、grouptube、チームギア等、色々なサービスがあるの で、団体の性格により活用できそうな場合は調べてみてください。

●団体の性格と運用例

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