会計の意義

　音楽団体が活動を進めるにおいては、その全てにお金が関わってきます。そのため、所属員からお金を集め団体の活動のために使う会計は非常に重要な意義を持っています。間違いが無いようお金をしっかり管理し、その状況を所属員に報告するということはもちろん、資金繰りを工夫することによって新しい備品が買えたり行事を充実させたりすることもできるのです。

　また対外的には、会計が作成する予算・決算といった会計情報を外部の方に提供することによって、自団体が適切に運営されているかを外部の方に判断してもらう材料にすることもできます。こうした会計情報は、学生団体であれば学校への提出が義務付けられている場合がありますし、また一般団体も含め外部組織に助成金等を申請する際にも必須の資料となります。

　このように会計は重要な意義を持っているため、部長や会長などの団体責任者や、前任の会計等が積極的に関わる必要があります。帳簿がしっかりつけられているか会計監査を行ったり、部費や会費の未納者がいるといった悩みを聞いて団体として対応したりと、会計を孤立させず一緒に仕事をやっていくという意識を周囲が持つ必要があるのです。

現金・預貯金

　団体のお金は会計個人のお金と明確に区別される必要があるため、団体として財布や金庫を持つことは金銭管理の基本となります。そして現金の出入りがあった場合は必ず帳簿に記載し、帳簿上の金額と実際の金額が一致するようにします。
　現金が多額となった場合は盗難時のリスクを考え、団体として預貯金口座を開設します。昨今は不正防止のため、開設時に団体の規約等を提出するよう求められることが多くなっています。また「団体名＋会計の個人名」で口座開設する場合、会計が変更した際には必ず名義変更を行うようにします。

収入

　主な団体の収入としては所属員から徴収する部費・会費等が挙げられます。徴収時は必ず「徴収簿」を作成し、氏名・徴収日・金額を明記します。トラブル防止のため、帳簿と同様ボールペンで記入し、徴収者には「○」をつけるのではなく徴収した「日付」を明記し、徴収簿は確実に保管します。また滞納者の判別のため、必ず締切日を設けるようにします。

●徴収簿の例

何を支出するか

　所属員から集めたお金で成り立っている団体会計においては、何を会計から支出するか所属員の了解を取っておく必要があります。例えば楽譜のコピーのようなあらかじめ発生することが分かっている支出は、予算を立てている団体は年度当初に承認を受ける際「印刷費」等と入れておきます（年度途中で予定外の支出が発生した場合、予算の「予備費」から支出できないか会議で審議します）。また予算を立てていない団体は、何を支出していいか会議で承認を受けておきます。

　団体の会計を持つというのは、団体に関する支出であれば所属員の負担を公平にすべき、という思想から来ています。なので例えば運搬で個人の車両を使用した際のガソリン代や、帳簿や電卓などの事務用品なども含め、個人の支出としておいていいか団体で支出すべきかは話し合う必要があります（ただ細かいものまで支出すると会計は大変となり、どこまで支出するかは団体の性格によります）。

立替支出

　支出については多くの場合、所属員が先にお金を払い物品の購入等を行い、その後に領収証を会計に提出しその分の返金を受ける「立替支出」となります。

　特に領収証については、支出の証拠となる重要資料のため記載事項や提出のルールについてきちんと定めておきます。例えば個人的に購入した物品の領収証を使用したり、会計が架空の支出を計上したりして着服するという不正が発生しないよう、領収証の記載事項についてはある程度ハードルを上げておくと安全です。

　また謝礼費・交通費等、領収証が発行されないものについてはそれに代わるものを作成し会計に提出するようにします。

●立替支出の流れ

●領収証に関する規則例

• 領収証には原則として、宛名(団体の正式名称)、金額、但書き(品代は不可)、日付、発行元の記載が必要である。またこれらを訂正した場合は訂正印が必要となる。
• 振込控え等も領収証の代用となる。また交通費は、目的、経路、単価、人数、金額、日付を記載した明細書を作成すること(車両の場合の金額は「ガソリン単価÷燃費×距離」)。

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