帳簿の信頼性を確保する

　口座における通帳に対応するものが、現金における「現金出納帳」、つまり帳簿となります。現金の出入りを記録する帳簿は、会計が現金を正確に扱っているかを証明する資料となるため、書き換えなどの不正が発生しないようにその記載については一定の制限が必要です。例えば鉛筆ではなくボールペンで記入する、訂正の際は修正液を使わず二重線・訂正印で対応する、行は飛ばして書かない等のルールを作り厳守するようにすると、帳簿の信頼性が高まります。

　このような観点から、後からの書き換えが困難である紙の帳簿を使用することが基本となります。ただ後述する勘定科目ごとの集計等の際はパソコンの方が便利ということもあり、表計算ソフトや専用の会計ソフトで帳簿を作りたいという場合もあると思います。その場合は、毎月月末に印刷し紙に会計の署名捺印を行い、その印刷された紙を正規の帳簿として保管する（データの帳簿はあくまで作成途中の資料扱い）という形で信頼性を確保するようにします。

収入・支出の記入

　帳簿は原則として月単位で独立したものであり、各月の頭は０円でスタートすることになります。そこで各月の最初の行は「前月からの繰越金」を収入に記入することになります。

　帳簿に収入や支出を記入していく際、同じ性格の収入・支出をまとめた「勘定科目」に分類していく「仕訳」という作業を同時に行っておきます。この作業をしておくことによって、後で決算を作成する際に役立ちます。なお勘定科目は団体の性格に応じて設定しますが、学校等から指定がある場合はそれに従います。

　収入の多くを占める部費・会費等ですが、収入があった都度記載するのは大変な場合については、日々の管理は徴収簿で行い、月末にまとめてその月分の収入を計上するという方法があります。

　帳簿の日付は、収入は実際に現金が入ってきた日付にし、支出の場合は現金が出て行った日（＝立替返金のため金庫から返金用封筒にお金を移した日）にするなど、いつの日付にするかルールを定めておきます。

月末集計

　月末には月末集計（締め）の作業を行います。月末から前後数日の期間に行い、月末から極端に離れないようにします。なお現金があまり動かない団体では締めを毎月ではなく隔月等とすることもできますが、忘れないよう必ず行うようにします。

　まず、当月の収入・支出でまだ計上していないものが無いか確認します。もしまだ返金できていない領収証がある場合、その分の現金を返金用封筒に入れて金庫から離すことで支出した扱いにできます。

　次に帳簿上で、横線を引き、締めをする日付を記入し、当月の収入・支出の合計額を計算します。すると収入から支出を引くことで計算上の現金残高が出せるので、その額が実際にあるかを数えます（この際、金種計算表をつけ証拠とします）。もし帳簿上の額と実際の現金が合わなかった場合、当月ではなく次月に「現金過不足」として計上し調整を行います。

　以上の作業は基本的に会計一人で行いますが、例えば半年に一度は会計以外の人と一緒にこの作業をする「現金監査」を行うと帳簿の信頼性がさらに高まります。また会計を後任に引継ぐ際は月の途中ではなく必ず月末とし、締め作業を一緒に行いこの時点で会計を引継ぐ旨を帳簿に明記します。

　この作業は、現金と帳簿のズレを防止し、ズレた場合でもその原因を特定しやすくさせるために非常に重要です。締めを怠りその結果ズレが生じた場合、会計がお金を着服していると疑われても仕方が無い立場に立たされてしまうため、会計のみならず団体責任者も含め、しっかりとした対応を図っていきます。

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