スケジュール・役割分担を検討する

　ある程度企画がまとまってきたら、それを実現させるために動くことになります。
　まずは演奏会当日から逆算してスケジュールを作成します。特に会場は短くても数ヶ月前から予約が必要となるため、早くに動く必要があります。なお消防法により定員以上の観客は入場できないためキャパは慎重に見極め、交通の便等も考慮します。

　また役割分担もあわせて決めておきます。例えば「曲順決定は企画班と演奏班のどちらが行うか」など、曖昧な部分が出ないよう分担し、責任を明確にしておきます。

　なお団体の執行部など、実務を行わず、各担当から逐次報告を受け、進捗を管理する役割は非常に重要です。この立場の人は、遅れそうな担当があれば他の担当がヘルプできないか等の判断も行うこととなります。

企画書を作成し承認を受ける

　どういう演奏会を行おうとしているのか整理し、団体内の意識合わせをするために企画書を作成することは非常に重要です。作成にあたっては基本事項を記載するほか、アンケート・所属員の意見も参考に「特に今回はここを目玉に」という部分も含め記載します。
　作成した企画書(案)は全体ミーティングで説明し、団体としての承認を得た上で(案)を外し正式な企画書となります。

予算書を作成し承認を受ける

　通常活動での会計と同様に、演奏会における会計も「団体の活動に必要な支出については、個人が自腹を切るのではなく、団体全体で負担する」という原則のもと、金銭を確実に管理し、徴収した額の使途を明示します。これは無用なトラブルを避け気持ちよく活動するために必要なことです。

　予算は団体が通常活動で使用する一般会計で執行する方法もありますが、「この演奏会にいくらかかるか」「臨時徴収額はいくらか」を明確にするため、特別会計という別のサイフを立てると分かりやすくなります。

　まず演奏会で発生する支出を全て書き出してみて支出総額を確定させます（その際、予期せぬ支出に対応するため支出の１割程度を予備費として見込んでおきます）。次に、一般会計からいくら拠出できるかを判断し、残り足りない部分を所属員からの臨時徴収でまかないます。

　作成した予算書(案)も企画書と同様、団体としての承認を得る必要があります。

人数が少ない団体は

　数人の団体であれば相互の意思疎通も容易なため、企画書・予算書などそこまでしっかり作成・審議する必要はない場合もあります。ただ意外とお互いの認識にズレが生じることはあり、情報交換のツールとしてこうした資料を作成するのは有用です。

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